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ビジネスマナーとは、さまざまな年代や経験で構成されている社会の中で、コミュニケーションを取っていくためのルールのようなものです。
ビジネス社会では、個人は会社の一員として見られます。
たとえ新入社員でも、電話や来客の取り次ぎをしたときに、あいさつや名刺交換がおろそかなら、「なんだこの会社は」ということになってしまいます。
ビジネスの場は、会社外の人とのやりとりだけではありません。
自分の会社内の人間関係も、もちろんビジネスです。
敬語、挨拶、エレベーターや会議の席、タクシーなどで席順をわきまえた振る舞いをすること。こうした積み重ねが、あなたの評価につながり、複雑に構成されているビジネス社会の一員として認められていくステップとなります。
学生から社会に出たら、自分のことは自分の責任であると同時に、会社の一員としての自覚を持ち、ビジネスマナーを自分のものにしていきたいですね。
ビジネスのさまざまなシーンで、ビジネスマナーは生きていきます。
四角四面のマナーではなく、人間関係をうまく作るためのツールと考えて、使いこなしていきたいものです。
新入社員なら、まずは電話応対をさせられる会社が多いようです。
そういう機会がなかったとしても、まだ新人のうちなら、恥をかいても大目に見てもらえるので、積極的に電話をとり、電話のビジネスマナーを自分のものにしましょう。
ビジネスマナーを自分のものにするには、数をこなして慣れることが大切です。
車の運転と同じように、左に曲がるから、ハンドルを左に切って、と考えているうちはまだまだと言えるでしょう。繰り返していると、自然と手がハンドルを操作するようになります。
挨拶、敬語、自己紹介、電話や来客の応対など基本的なビジネスマナーを覚えて実践すれば、他のビジネスマナーは先輩や上司から教えるような人間関係が作れるでしょう。
ビジネスマナーは、仕事で必須とされている報告、謝り方、頼み方、ＦＡＸ送受信、携帯電話、Ｅメール、ビジネス文書、テーブルマナー、冠婚葬祭などあらゆるシーンで使われます。
個人や会社の一員ということだけではなく、社会の一員として、ソツがないマナー美人を目指してみませんか。
ビジネスの世界では、人間関係や業務が複雑に絡み合い、社会を形成しています。
ビジネスシーンに合わせたマナーがとても大切です。
ビジネス文書は、そうした社会の中で、会社内や社外との連絡手段として頻繁に使われています。
学生時代のレポートや感想文、友達とのメールなどとは一線を画して、しっかりとしたビジネス文書が作成できるようにしましょう。
ビジネス文書には、社内と社外のものがあり、それぞれメールと、メール以外の書類があります。
メールは、あて先や文頭の決まり文句、末尾の署名などを簡潔にし、ビジネスシーンでふさわしいものにしましょう。
書類には、会社ごとに決まった形式の申請書や請求書があることがほとんどです。お金や取引に影響のあるものなので、ルールを守って作成することが大切です。
ビジネス文書とは、状況に合ったもの、正確で簡潔な内容、適切なタイミング、上司や取引先の承認など取り扱いのルールといった、たくさんの要素が詰まった、大切なビジネスツールです。
メールでは、指示を受けたり、報告したり、確認したりといった伝達に欠かせません。
口頭で受けた指示や、会議の内容についてメールでまとめて確認したり、結果について報告することは、お互いの認識の確認にもなり、ビジネスマンとして確実な仕事の姿勢とマナーを印象付けます。
ビジネスメールでは、自分と相手という１対１のやりとりではなく、関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、報告を兼ねることはもちろんですが、自分の仕事やメールの重要さをアピールすることができます。
年少だったり、取引関係などで自分が下でも、会社の一員としてこの仕事を責任持ってやっているというバックアップとして、ぜひメールはコピー(ＣＣと一般にいいます)を関連者にも送付しましょう。
ビジネス文書では、メール以外にもさまざまな社内・社外書類があります。
社内文書の例としては、指示、報告、確認といった基本的なものから、宴会の案内、出欠の返答など、人間関係を構成するものまでさまざまです。
社外文書の例としては、挨拶状、資料の送付、ファックスの頭付け、見積もりや発注、請求書、お詫び、クレーム、督促などがあり、どれも会社の顔としてたいへん重要な書類です。
ビジネス文書を社外に出す場合は、自分で作成していきなり送付するのではなく、上司や社長の承認が必要なことも多いので、よくルールを確認しましょう。
ビジネスの基本は、なんと言っても「儲ける」こと。
ちょっと、露骨すぎるでしょうか。でも、否定もできないですね。
ビジネスで儲けるためには、お客様の心をつかみましょう。
お客様が、「この商品はいい！」「この店はいい！」「この会社に任せれば間違いない」と評価してくれれば、安く仕入れた商品は高く売れ、提供したサービスを喜んでもらいながらお金が入るといううれしい循環を引き起こします。
ビジネスでお客様に喜んでもらえるには、どうしたらいいでしょうか。
サラリーマンでは、直接お客様に接する以外にも、会社の同僚や上司も給料という対価をいただく会社に勤める「お客様」と考えることができます。
自分の都合だけ考え、定時のチャイムと同時に片付けは終わっていて帰宅するなどは、仕事に対するやる気がない典型などと見られているようです。
与えられた仕事を、期限いっぱいまで使うより、早め早めにこなせば、仕事の量は増えてしまいますが、あなたの能力に対する評価はどんどんあがっていき、会社に欠かせない人物となります。
ビジネスマンの間で最近よく聞かれる、リストラにおびえることなく、自分が、大切な会社の「商品」となってしまうのです。
ビジネスで直接お客様に接する場合は、提供する品物やサービスに常にひと工夫を凝らしましょう。
どれだけお客様がつくかは、ビジネスの基本です。
店やオフィスの掃除、電話の応対のひとつから、商品の保管、接客、販売、お見送りまで、「他のところよりも得した」とお客様が思ってくれれば、次の取引も、そして別の人への紹介へとビジネスが発展していくでしょう。
